Programas de Onboarding: Quais os fatores de sucesso?

Quando falamos de Onboarding, falamos no processo de acolher e integrar um novo colaborador na sua nova etapa de carreira. Este é um processo extenso e dinâmico, criado por vários momentos de aculturação de uma pessoa à empresa.

Vai muito além de mostrar o escritório no primeiro dia em que se chega, receber um manual de acolhimento ou mesmo ter um tutor atribuído. Mas isso já todos sabemos não é? Na verdade é um conjunto de várias ações ao longo de um ano que nos permitem desempenhar a nossa função com sucesso!

Infelizmente, já todos tivemos alguma experiência menos positiva com o Onboarding de uma empresa… Chegamos e não temos o material necessário para começar a trabalhar, a formação recebida durante as primeiras semanas não foi suficiente, sentimo-nos sobrecarregados de informação e não nos sentimos integrados na equipa.

Bem… está instalado um desastre…

Por isso, quando se trata de Onboarding é importante garantir que temos um programa bem-estruturado. Porque o que queremos (ao longo e) no final desta viagem, é, sobretudo, que a pessoa esteja a desempenhar o seu papel no seu potencial máximo, que se sinta integrada e realizada. Mas acima de tudo, que sinta que fez uma boa escolha há 1 ano atrás e que esteja com vontade de continuar na empresa.

Mas como podemos estabelecer um programa eficaz de Onboarding?

Começando pelo planeamento do desempenho…E quando falamos em planeamento do desempenho, falamos em dar ao novo colaborador tudo aquilo que ele precisa de ter para desempenhar as suas funções.

Pensar num programa de Onboarding, exige uma grande parceria entre vários departamentos e como tal, enquanto departamento de RH, é fácil perdermo-nos no meio de tanta coisa que temos para preparar e coordenar.

Porque a verdade é que existem muitos pormenores que podem ficar esquecidos. Quem já está há algum tempo na organização, já interiorizou uma série de processos, comportamentos e automatismos que simplesmente não se lembra que são tão importantes para alguém que chega de novo à empresa.

Por esse mesmo motivo, e por que a maioria das vezes o Onboarding é o grande elefante na sala, gosto de decompor o processo em 4 níveis e começar a trabalhar a partir daí.

Assim vejo que um programa de Onboarding de excelência deve ser definido segundo a abrangência [quais os contextos que são importantes integrar a pessoa] e a duração do mesmo [quanto tempo precisamos para alguém se tornar parte integrante e produtiva da empresa].

Pensa então no processo como uma pirâmide com 4 níveis de abrangência, onde vamos integrando o colaborador pelos vários domínios da empresa:

Começamos por introduzir o novo colaborador à cultura e missão da empresa e vamos afunilando até o integrar na sua função.

Assim, o primeiro nível deve ser logo o da abrangência organizacional. Aqui, o objetivo é dar e promover o conhecimento organizacional sobre a empresa. De seguida temos o nível de equipa, onde introduzimos a pessoa a uma ou várias comunidades e a preparamos para o poder de trabalho em equipa. Por último, temos o nível de abrangência one-on-one, onde queremos construir uma relação de confiança líder/liderado e preparamos a pessoa para dar início às suas funções na abrangência individual.

De forma a ajudar-te a criares um programa de Onboarding para a tua organização, deixo-te aqui algumas questões para refletires e identificares por cada nível de abrangência, quais as melhores iniciativas a criar para o novo colaborador.

Abrangência organizacional:

1. Que crenças/ valores/ normas, norteiam a nossa atuação enquanto empresa?
2. Como manifestamos os nossos valores na prática?
3. Qual a nossa proposta de valor?
4. Qual o nosso business model?
5. Quais as iniciativas gerais de teambuilding?
6. Quais os valores e benefícios da organização?

Abrangência de equipa:

1. Em que área/ departamento/ comunidade/ equipa vai estar inserida esta pessoa?
2. Qual a missão desta equipa? Qual o objetivo comum e alinhado com os objetivos da organização esta equipa desenvolve?
3. Quais os valores e normas desta equipa?
4. Quais as iniciativas desta equipa? (Metas e Regras)
5. Quais as práticas desta equipa? (No que toca a comunicação, tomada de decisão e assunção de riscos?
6. Como é que esta equipa partilha a liderança?
7. Quais os recursos desta equipa?
8. Como é que esta equipa se desenvolve? (Formação, conferências, etc)
9. Como é que esta equipa comemora o sucesso? (Contributos individuais e de equipa)
10. Como é que esta equipa procura melhorar continuamente?

Abrangência líder/liderado

1. Que pessoa vai acompanhar, orientar, liderar este colaborador?
2. Quais as tendências de liderança desta pessoa? E como podem influenciar o novo colaborador?
3. Que parceria para o desempenho esta pessoa vai definir?
4. Quais as metodologias de acompanhamento que este líder recorre?

Abrangência individual

1. Quais são as áreas de responsabilidade desta pessoa?
2. Qual a sua missão? Como é que o seu contributo individual pode impactar a organização?
3. Quais vão ser as suas primeiras tarefas/objetivos?
4. Que formação específica necessita esta pessoa?
5. Quais as tendências de comportamento e como podemos motivar esta pessoa?

E por fim, temos de falar de duração. Portanto, quanto tempo vai/deve durar o nosso programa de Onboarding? A resposta fácil é: o tempo necessário.

Normalmente este processo, leva três a seis meses (em média) para deixar um colaborador totalmente pronto e a par dos restantes colegas . (Embora contratações feitas em concorrentes diretos usando sistemas, políticas e procedimentos semelhantes possam levar menos tempo). Contudo, a duração do mesmo pode variar bastante e depende de um conjunto de fatores.

Esses fatores podem ser:

• A senioridade da pessoa (à partida, quanto mais experiente for a pessoa na função, mais rápido será o onboarding);
• O nível de proficiência das competências atuais (é importante que estas sejam bem validadas durante o processo de seleção de forma a serem identificados os “skills gaps”;
• O tempo disponível dos vários departamentos necessários no Onboarding;
• O quão estruturado está o programa atual de Onboarding da empresa;
• Quanto tempo temos disponível até a pessoa ter de começar a contribuir para os objetivos e prazos de um determinado projeto;
• entre outros

Antes de definires a duração de qualquer programa de Onboarding, cria primeiro o projeto. Ou seja, define as atividades, organiza as mesmas num cronograma e monitoriza o tempo de execução de cada etapa.

No final das contas, a duração vai influenciar a qualidade do programa mas também será o próprio resultado, de um bom ou mau planeamento de desempenho. ‍

Para que isto tudo resulte, é importante traçares um perfil de tendências da pessoa, (mesmo antes de ela entrar na empresa) e desta forma, personalizares todo o programa aos gostos, níveis de conhecimento, tendências comportamentais e fatores motivacionais da pessoa.

As empresas devem aceitar que um Onboarding adequado envolve muito mais do que apenas “mostrar a alguém o que fazer”. No final, uma boa integração reforça os resultados financeiros da empresa, minimizando os custos associados à formação, contratações fracassadas e clientes insatisfeitos.

Tailor-Made-Onboarding, será este o grande próximo passo?